- Подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта. - Контроль таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температура в помещении. - Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач. - Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работ. - Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами. - Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты. - Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода. - Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей. - Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола. - Контроль работы по ведению документооборота офиса. - Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов. - Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов. - Организация командировок сотрудников компании : оформление виз, билетов, бронирование гостиниц, трансфера. Обработка поступающих от работников компании заявок на приобретение (бронирование) и обмен авиа- и ж/д-билетов (через контрагентов). - Регистрация и учет входящей и исходящей документации. - Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров. - Выполнение отдельных служебных поручений директора и заместителя директора организации. |