Помощник руководителя, бизнес ассистент

Имя

Алена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Щелково

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график / Удаленная работа

Образование

Высшее

Опыт работы

8 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

35 лет   (24 февраля 1990)

Опыт работы

Период работы

июль 2020 — по настоящее время   (4 года 11 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "Ключевые Системы и Компоненты"

Обязанности

Работа в 1С : КСЭД, АСУ

Ведение БНР руководителя;

Планирование рабочего дня руководителя; подготовка ежеквартальных отчетов о деятельности Управляющего Директора в рамках управляемого Общества; Руководство секретариатом: постановка и распределение трудовых задач подчиненным с последующей проверкой исполнения.

Контроль выполнения работы АХО (клининговой службы, специалистов-техников, специалистов по обслуживанию вентиляции и кондиционирования и т д.)

Организация ВКС с предприятиями Холдинга.

Обеспечение деятельности руководителя: (организация командировок, встреч, переговоров и пр.);

Сдача отчетности по Командировкам в бухгалтерию.

Подготовка аналитических и информационных материалов, писем, запросов и пр.;

Оформление в системе 1С КСЭД служебной документации: приказов, распоряжений, служебных записок, заявок на командировки, регистрация исходящих и входящих писем.

Ведение делопроизводства (получение корреспонденции на имя руководителя, прием документов на подпись и пр.);

Контроль исполнения поручений руководителя;

Организация совещаний (уведомление участников, обеспечение условий проведения), протоколирование;

Организация приема посетителей руководителя (заказ пропусков‚ сопровождение посетителей‚ заказ переговорных комнат);

Выполнение служебных поручений руководителя.

Период работы

апрель 2019 — март 2020   (1 год)

Должность

Менеджер отдела импорта

Компания

АО "МЕТРОВАГОНМАШ"

Обязанности

Работа в 1С : КСЭД, АСУ

Ведение БНР руководителя;

Планирование рабочего дня руководителя;

Контроль выполнения работы АХО (клининговой службы, специалистов-техников, специалистов по обслуживанию вентиляции и кондиционирования и т д.)

Организация ВКС с предприятиями Холдинга.

Обеспечение деятельности руководителя: (организация командировок, встреч, переговоров и пр.);

Сдача отчетности по Командировкам в бухгалтерию.

Подготовка аналитических и информационных материалов, писем, запросов и пр.;

Оформление в системе 1С КСЭД служебной документации: приказов, распоряжений, служебных записок, заявок на командировки, регистрация исходящих и входящих писем.

Ведение делопроизводства (получение корреспонденции на имя руководителя, прием документов на подпись и пр.);

Контроль исполнения поручений руководителя;

Организация совещаний (уведомление участников, обеспечение условий проведения), протоколирование;

Организация приема посетителей руководителя (заказ пропусков‚ сопровождение посетителей‚ заказ переговорных комнат);

Выполнение служебных поручений руководителя.

Период работы

июль 2018 — октябрь 2018   (4 месяца)

Должность

Секретарь судебного заседания

Компания

Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области

Обязанности

- прием звонков от граждан

- формирование документов (дел), подшив, подготовка материалов дел к судебному заседанию.

- выписка и отправка повесток, конвертация

- формирование реестра отправленных писем и бандеролей

- регистрация дел в системе Амирс

- направление смс- оповещений, телефонограмм, вызов прокурора, адвоката факсимильными сообщениями.

- выход "в заседание" совместно с судьей.

- протоколирование судебных заседаний

- прием/выдача документов

- подготовка и выдача дел для ознакомления

- прием населения

Период работы

май 2017 — май 2018   (1 год 1 месяц)

Должность

Юрист

Компания

OOO "Юридическое Бюро "Советник Права"

Обязанности

- делопроизводство в рамках охватываемого объема договоров

- составление договоров, исковых заявлений, жалоб, претензий.

- деловая переписка

- прием граждан и представителей юридических лиц, консультирование

- представительство в судах, в том числе Арбитраже.

- регистрационные действия с юридическими лицами (регистрация, реорганизация, ликвидация), подготовка и подача соответствующей документации.

- сопровождение клиентов к нотариусу, в налоговый орган, пенсионный фонд и т.д.

Период работы

октябрь 2016 — апрель 2017   (7 месяцев)

Должность

Секретарь, офис-менеджер

Компания

ООО "Управляющая компания "Авторейс"

Обязанности

- работа с мини- АТС

- прием и распределение входящей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции

- регистрация и учет корреспонденции по 4 дочерним фирмам в бумажном и электронном виде

- ведение архива документации в электронном виде.

- прошив архивной документации.

- помощь бухгалтерии в текущих вопросах (первичная документация)

- ведение реестра договоров по 4 дочерним компаниям

- составление типовых договоров, доверенностей

- жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярии, воды, вызов технического персонала, контроль работы завхоза, курьеров, специалистов по клинингу)

- сбор документов для карт тахографа, направление документов в Тахобанк, отслеживание готовности карт, выдача карт.

- ведение ежемесячных таблиц по корпоративной связи, расчет по сотрудникам, передача данных в бухгалтерию.

- поездки в контролирующие органы для представления интересов Компании.

Период работы

июль 2015 — август 2016   (1 год 2 месяца)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "СОЛиС"

Обязанности

- работа с мини-АТС

- прием и распределение входящей корреспонденции

- регистрация и учет корреспонденции в бумажном и электронном виде

- ведение архива документации

- координация работы курьеров

- жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, вызов технических служб)

- формирование таблицы расчета по корпоративному питанию, оплата счетов.

- поездки в налоговые органы, почту к нотариусу, в суды.

- заказ печатной продукции (визиток, буклетов и т.д.)

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2015 год

Учебное заведение

Российский Государственный Социальный Университет

Специальность

Юрист (Юриспруденция)

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный), Итальянский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Курсы английского языка ЕF (Education First) Подтвержденный уровень upper intermediate (B2) ; онлайн тренинги в Компании:тайм менеджмент, развитие личностных качеств; "позиция лидера", "командная работа" и многое другое, интерактивы от ведущих Российских и международных коучей.

Навыки и умения

Умение работать в режиме многозадачности. Оперативное и своевременное выполнение поставленных задач, умение грамотно расставлять приоритеты. Позитивный и нетривиальный подход к любым ситуациям.

Способность выходить из сложных ситуаций, руководствуясь здравым смыслом.

Из необходимых программ владею: 1С, Word, Еxcel, PowerPoint, Outlook, Консультант+, Гарант.

Портфолио