Обязанности личного помощника генерального директора: - Обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя; - Осуществление технической помощи руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.); - Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; - Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководителя; - Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов); - Организация поездок и командировок руководителя (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок); - Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок); - Выполнение работы по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения); - Ведение записи на прием к руководителю, организация приема посетителей: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов; - Участие в переговорах; ведение протоколов, оформляющих ход и результат встреч; - Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль их исполнений; - Сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и их представление; - Ведение делопроизводства, получение поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, принятие документов и личных заявлений на подпись руководителю, ведение их регистрации, передача руководителю; - Составление и редактирование писем, запросов, других документов; - Выполнение поручений руководителя по организации работы персонала; - Координация работы водителей руководителя (координация маршрутов, оповещение водителей, координация замещения водителей); - Выполнение отдельных служебных поручений руководителя; Обязанности офис-менеджера компании: -Телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации сотрудникам компании; -Осуществление документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов; -Копировально-множительные работы; -Подготовка проектов писем, запросов, приказов, заявлений и других документов, касающихся деятельности компании; -Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, заказ трансферов; -Визовая поддержка сотрудников компании; -Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи; -Координация и контроль работы водителя (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании), корпоративного такси (заказ и учет), курьера (прием заявок и разработка графика), уборщицы; Помощь руководителю юридического отдела: -Взаимодействие с нотариальной конторой (свидетельствование документов компании); Помощь зам. директора по кадрам: -Охрана труда, аттестация рабочих мест сотрудников; -Оформление командировок сотрудников (приказы и служебные задания (1С), служебные записки и приказы о возмещении средств, отчеты о командировках) -Участие в подборе персонала; -Участие в проведении собеседований; -Участие в проведении корпоративных мероприятий; Помощь руководителю отдела рекламы и маркетинга: -Помощь в организации участия компании в выставках; -Поиск подрядчиков и координация их работы; -Заказ, учет и распределение POS-материалов, сувенирной продукции; -Копирайтинг; В подчинении 2 сотрудника (офис-менеджер и делопроизводитель). |