Материально-техническое обеспечение деятельности офиса : - ведение реестров: исходящей/входящей корреспонденции, приказов, доверенностей, договоров (организация сканархива); - договорная работа по МТО офиса (оформление, сопровождение, продление, изменения, прекращение, сверки); - получение и обработка первичных документов для бухгалтерии (акты, с/ф, товарные накладные); - аренда офисных/жилых помещений, общежитий (взаимодействие с агентствами недвижимости, собственниками помещений, эксплуатирующими организациями); - организация допуска сотрудников и гостей офиса (заказ пропусков, встреча гостей); - организация рабочих мест, закупка мебели, инвентаризация; - закупка оргтехники, расходных материалов, техническое обслуживание; - взаимодействие с аутсорсинговой "IT" организацией (система заявок); - закупка канцтоваров (4 компании), хозяйственных товаров, воды; - организация связи: интернет/телефония, корпоративная мобильная связь; - почтовые отправления, курьерские отправления "DHL", "КСЭ", "Спецсвязь"; - корпоративный транспорт (5 машин): топливные карты-контроль баланса, пополнение, обмен, ведение реестра (Газпром, Лукойл, ТНК, единая карта системы "Передовые Платежные Решения"); - организация командировок - заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц ; - корпоративная полиграфия (буклеты, визитки, календари, печати, штампы); - деловая переписка в рамках функциональных обязанностей; - взаимодействие с ТО ГУ МВД РФ по вопросам миграции (подача уведомлений о найме ИГ); - нотариальные заверения, подготовка и заверение копий уставных документов, получение выписок из ЕГРЮЛ; Работа на электронных Торговых Площадках ЭТП (Сбербанк АСТ, ЭТП ГПБ, Roseltorg, Zakupki.gov): - открытие и продление аккредитаций; - пополнение лицевых счетов и возврат денежных средств с ЭТП, получение закрывающих документов; - подбор информации о закупке, подготовка части документов для заявки, выгрузка заявок; - заказ электронных ключей ЭЦП для работы на ЭТП. Взаимодействие с СРО Союз МООСС и СРО Союз МОПОСС: - свидетельства на допуск к работам (внесение изменений), отчеты, страхование ответственности; - контроль оплаты членских взносов, и платежей в компенсационные фонды; - подготовка документов для внесения данных в Национальные реестры (НОСТРОЙ и НОПРИЗ); - организация обучения сотрудников / повышение квалификации по требованиям СРО; - разработка должностных инструкций; - Лицензия на гостайну (ФСБ РФ) и Сертификаты соответствия ISO - продление. Непосредственное взаимодействие в организации: Генеральный директор, Заместитель генерального директора, Директор по развитию, Бухгалтерия. Результат работы: Положительное заключение по годовой проверке СРО, специалисты организации включены в Национальные реестры. |